Qwui 1.1: Inventar, Rabatte und wählbare Zahlungsfristen

Qwui war ursprünglich für einen einzigen Zweck gebaut: schnell eine Quittung schreiben, PDF erzeugen, fertig. Das funktioniert weiterhin genau so. Nur wurde mit der Zeit klar, dass ich damit auch Produkte verkaufe — und dafür fehlte einiges.

Version 1.1 schliesst diese Lücken. Hier das Wichtigste.

Inventar: Artikel einmal erfassen, immer wieder verwenden

Es gibt einen neuen Bereich «Inventar». Dort erfasse ich Artikel mit Artikelnummer, Bezeichnung, Produktgruppe, Stückzahl und Preis.

Beim Schreiben einer Rechnung wähle ich einen Artikel einfach aus — Bezeichnung, Preis und Artikelnummer werden übernommen. Kein Abtippen, keine Zahlendreher.

Damit das auch bei einer längeren Liste übersichtlich bleibt, lassen sich Artikel Produktgruppen zuordnen. Im Inventar kann ich nach Gruppe filtern und über Name, Artikelnummer oder Gruppe suchen. In der Rechnung erscheint die Auswahl nach Gruppen gebündelt statt als eine lange Liste.

Das ganze Inventar lässt sich als Excel-Datei exportieren und wieder importieren. Praktisch, wenn man Preise lieber in einer Tabelle pflegt. Beim Import werden bekannte Artikelnummern aktualisiert und unbekannte neu angelegt — bestehende Artikel gehen dabei nie verloren.

Produkt oder Dienstleistung

Jede Position auf einer Rechnung ist neu entweder eine Dienstleistung oder ein Produkt. Das ist mehr als eine Beschriftung: Produkte tragen eine Artikelnummer und stammen aus dem Inventar, Dienstleistungen tippe ich frei ein.

Rabatte — und warum sie unterschiedlich aussehen

Auf jede Position lässt sich ein Rabatt in Prozent setzen. Auf dem Beleg sieht das je nach Art unterschiedlich aus, und das ist Absicht:

Bei einem Produkt steht der Listenpreis durchgestrichen daneben, dann der Rabatt, dann der neue Preis. Wer ein Gerät kauft, soll sehen, was es normal kostet und was er spart.

Bei einer Dienstleistung steht nur der Rabatt und der neue Preis. Ein durchgestrichener «Normalpreis» für meine Arbeitszeit wäre eine Behauptung, die niemand nachprüfen kann.

Unter den Positionen erscheint zusätzlich eine Zwischensumme mit dem Gesamtrabatt.

Zahlungsfristen nach Wahl

Bisher galten immer 30 Tage. Neu wähle ich beim Erstellen einer Rechnung zwischen 10, 14, 20, 30 oder 60 Tagen.

Wichtig dabei: Die Frist wirkt überall gleich. Sie steht auf der Rechnung, sie bestimmt das Fälligkeitsdatum auf der Mahnung, und die Buchhaltung markiert eine Rechnung erst dann als überfällig, wenn ihre Frist abgelaufen ist — nicht mehr pauschal nach 30 Tagen.

Das Logo sitzt jetzt dort, wo es hingehört

Das Firmenlogo lässt sich einstellen: neben dem Firmennamen oder auf einer eigenen Zeile darüber, dabei links, mittig oder rechts, in drei Grössen. Eine kleine Vorschau zeigt direkt, wie der Briefkopf aussehen wird.

Alle Angaben am Seitenfuss

Neu steht am unteren Rand jedes Belegs ein Block mit Adresse, Kontaktdaten, MWST-Nummer und IBAN. Alles, was jemand für eine Rückfrage oder eine Überweisung braucht, an einer Stelle.

Das hatte eine Folge: Der Einzahlungsschein muss laut Schweizer Vorgabe zuunterst auf der Seite sitzen — beides gleichzeitig geht nicht. Eine QR-Rechnung ist darum neu zweiseitig: Seite 1 die Rechnung samt Fusszeile, Seite 2 der Einzahlungsschein zum Abtrennen. Bei Quittungen ohne Einzahlungsschein bleibt es bei einer Seite.

Auch für Windows

Die portable Windows-Version gibt es ebenfalls in Version 1.1, mit allen Funktionen. Weiterhin eine einzige Datei, ohne Installation, ohne Konto.

Was gleich geblieben ist

Alle bestehenden Daten funktionieren unverändert weiter. Alte Quittungen sehen aus wie vorher, gespeicherte Kunden bleiben, und wer keine Rabatte oder Produkte braucht, merkt vom Update wenig — die Felder sind da, wenn man sie braucht, und stehen sonst nicht im Weg.

Damit das keine Behauptung bleibt, prüft die App sich inzwischen selbst: Rund sechzig automatische Tests kontrollieren bei jeder Änderung, ob Mehrwertsteuer, Rabatte, Zahlungsfristen und die Seitenaufteilung noch stimmen — und ausdrücklich auch, ob alte Belege unverändert aussehen.

Warum ich das öffentlich mache

Qwui ist mein eigenes Werkzeug. Ich schreibe damit meine Rechnungen, und jeder Fehler darin landet bei meiner Kundschaft. Dass ich Änderungen dokumentiere, hat also einen einfachen Grund: Es zwingt mich, sauber zu arbeiten.

Wer das Werkzeug selbst ansehen möchte — der Programmcode ist offen und liegt auf GitHub.